Софтуерът вече не е просто разход, а актив с реална стойност

С нарастващите разходи за софтуер организациите започват да обръщат все по-голямо внимание на стойността, която се крие в неизползваните лицензи, и на дългосрочната икономика на софтуерните инвестиции.

За много организации софтуерът е сред най-големите постоянни разходи за информационни технологии. Въпреки това, макар компаниите внимателно да следят колко харчат за лицензи, често им липсва ясна представа какъв софтуер реално притежават, кои лицензи се използват активно и каква стойност може да се крие в тези, които вече не са необходими.

Според Forscope повишаващите се разходи за софтуер, миграцията към облачни услуги и промените в моделите на лицензиране карат организациите да преосмислят начина, по който управляват софтуера през целия му жизнен цикъл. Все по-често той се разглежда не само като оперативен разход, а и като актив, който може да запази значителна стойност дори след като вече не се използва.
Тази промяна е част от по-широка тенденция в управлението на софтуерните активи. През последното десетилетие компаниите бяха фокусирани основно върху това да осигурят достъп до необходимите технологии. Днес ИТ директорите са под все по-силен натиск да оптимизират разходите, да аргументират технологичните инвестиции и да имат пълна видимост върху използването на софтуера в организацията.

Скритата стойност на неизползвания софтуер
Излишните лицензи обикновено се появяват при преминаване към облачни абонаменти, модернизация на инфраструктурата, консолидиране на сървъри, закриване на бизнес звена или преструктуриране на компании. В много случаи тези лицензи остават неизползвани години наред, въпреки че могат законно да бъдат прехвърлени и да имат реална пазарна стойност на вторичния софтуерен пазар.

Проблемът е, че софтуерът рядко се управлява по същия начин, както останалите корпоративни активи. При подмяна на автомобили, производствено оборудване или офис техника остатъчната им стойност обикновено се отчита като част от инвестиционния цикъл. При софтуера това рядко се случва и той често се възприема единствено като текущ разход.

В резултат много организации знаят колко харчат за софтуер всяка година, но не разполагат с ясна картина кои лицензи се използват, кои са излишни и кои все още имат пазарна стойност. Именно в тази разлика между закупения и реално използвания софтуер често се крият значителни възможности за оптимизация.

Вторичният софтуерен пазар съществува в Европа от години и се основава на утвърдена правна рамка. Въпреки това информираността остава неравномерна. Докато обратно изкупуване на софтуер вече е част от практиките по управление на софтуерните активи в редица държави от Западна Европа, много организации в Централна и Източна Европа все още не възприемат неизползваните лицензи като актив, който може да бъде монетизиран.

Икономиката на софтуера се променя
Паралелно с това организациите са изправени пред все по-силен натиск да контролират разходите за софтуер. Абонаментните модели улесниха внедряването и достъпа до технологии, но едновременно с това превърнаха еднократните инвестиции в постоянни оперативни разходи.

Това кара компаниите да анализират по-внимателно дългосрочната икономика на софтуерните инвестиции. Все по-често се задават въпроси като: Каква е общата цена на притежание за период от пет години? Кои лицензи действително са необходими? Колко софтуер остава неизползван? И в кои случаи постоянните лицензи продължават да бъдат по-изгодно решение?

Особено ясно тази тенденция се наблюдава при платформите за виртуализация. VMware, която дълги години беше стандарт за корпоративна виртуализация, претърпя съществени промени в лицензионната си политика и продуктовото си портфолио. За много организации това доведе до значително по-високи разходи и до засилен интерес към алтернативни модели на лицензиране.

Проблемът обаче далеч не се изчерпва с един конкретен производител. Компаниите все по-често търсят по-голяма прозрачност при разходите за софтуер, по-точно прогнозиране на бъдещите инвестиции и по-добро разбиране как лицензионните решения влияят върху дългосрочните ИТ бюджети.

От лицензионно съответствие към финансово управление
Традиционно управлението на софтуерните активи беше свързано основно с лицензионно съответствие, инвентаризация и подготовка за одити. Днес то все повече се превръща във финансова дисциплина, която оказва влияние върху бюджетирането, обществените поръчки и технологичната стратегия.

Идентифицирането на излишни лицензи, ограничаването на ненужните абонаменти и оптимизирането на лицензионните модели могат осезаемо да намалят дългосрочните ИТ разходи. В същото време организациите, които поддържат точна информация за своите софтуерни активи, са по-добре подготвени за сливания, придобивания, миграция към облака и модернизация на инфраструктурата.

Друг важен аспект е прозрачността. Много организации откриват, че намирането на историческата документация за лицензите е значително по-трудно, отколкото са очаквали, особено когато става въпрос за софтуер, закупен преди години. С усложняването на лицензионните модели добрата проследимост на собствеността и използването на софтуера се превръща във важна част от ефективното ИТ управление.

По-добрата видимост води до по-добри решения
Според Forscope една от най-големите пречки пред оптимизацията на софтуерните разходи е липсата на цялостна видимост. В много организации необходимите данни съществуват, но са разпръснати между системи за обществени поръчки, лицензионни портали, договори и различни отдели.

Така решенията за закупуване и управление на софтуер често се вземат без пълна представа за наличните активи и бъдещите ангажименти. Именно подобряването на тази видимост е първата стъпка към откриването на възможности както за оптимизация на разходите, така и за реализиране на стойност от неизползваните лицензи. За да подпомогне организациите в този процес, Forscope разработи два безплатни онлайн инструмента, достъпни чрез платформата Forscope Academy.

Software Buy-Back Calculator предоставя ориентировъчна оценка на пазарната стойност на неизползваните постоянни софтуерни лицензи. Достатъчно е организациите да въведат производителя, типа софтуер и броя на лицензите, за да получат първоначална оценка на стойността им на вторичния пазар.

Компанията предлага и VMware Cost Calculator, който сравнява дългосрочните разходи при абонаментния модел на VMware с покупката на по-стари постоянни лицензи. Инструментът помага на организациите да моделират различни сценарии и да оценят как лицензионните решения влияят върху бъдещите разходи.

Макар двата калкулатора да са предназначени за първоначална оценка, а не да заменят детайлен лицензионен анализ, те отразяват една все по-ясно изразена тенденция в управлението на корпоративния софтуер. Организациите вече не разглеждат софтуера единствено като покупка, а като актив, чиято стойност трябва да бъде управлявана през целия му жизнен цикъл – от придобиването и използването до оптимизацията, препродажбата и дългосрочното управление на разходите.