Brother разкрива как да овладеем разходите за печат

Бизнесът е изправен пред безпрецедентен период на нестабилност. Световните събития от пандемии до политически вълнения причиниха широко разпространени смущения и разстроиха веригите за доставки. Нарастващата инфлация преобърна предположението, че технологичните продукти и услуги рядко поскъпват и осигуряват повече стойност за парите, когато това се случи.

Висшите бизнес лидери са подготвени за рецесия през 2023 г. Въпреки това през август 2022 г. изследователската фирма IDC прогнозира, че инвестициите в информационни и комуникационни технологии (ИКТ) в Европа ще нараснат с 4 процента тази година¹, макар през юли да предупреди, че алтернативен „сценарий на рецесия“ може да доведе до „умерено свиване“ ”. И обратно – недостигът на умения означава, че много технологични лидери изпитват затруднения да запълнят свободните позиции, като оставят екипите си претоварени.

Всичко това има ясни последици за работата на вашия принтер и скенер, а вашите разходи гарантирано ще бъдат следени под микроскоп.

IDC казва, че малките и средни предприятия често нямат резерви, за да преживеят трудни икономически времена, така че за тях е „критично важно да прилагат технологиите интелигентно и да се фокусират върху ефективността, спестяванията на разходи, производителността и автоматизацията – и бързо да се настроят към днешните икономически бури.” Изследователската компания отбеляза също, че по-малките МСП използват по-малко облачни услуги и са по-зависими от физически информационни технологии, включително принтери, което ги прави уязвими при недостиг в доставките.²

И така, как бизнесът може да бъде по-рентабилен, когато става въпрос за печат, копиране и сканиране?

Време е да анализирате разходите си за печат

Няма съмнение, че печатните документи остават ключови за по-голямата част от компаниите и това едва ли ще се промени скоро.

Но според японската компания Brother това не означава, че не трябва да се съмнявате дали вашите настоящи устройства за печат, сканиране и копиране работят възможно най-рентабилно и ефикасно за вашите отделни потребители и организацията като цяло.

Поглеждайки отвъд първоначалните разходи за вашата инфраструктура, важно е да разберете пълното въздействие на отпечатването на документ по отношение на консумативите – като мастило или тонер. Това знание може да се използва за насочване на потребителите към по-рентабилно поведение, като, например, употребата на двустранен печат или използване на настройка за чернова.

Това повдига въпроса дали вашият хардуер е толкова ефективен, колкото би могъл да бъде. Brother обръщат внимание, че по-старите устройства може да не ви дават информацията, от която се нуждаете, за да планирате и управлявате ефективно, и може да не предоставят на потребителите ви всички функции, докато ресурсите – захранване, консумативи – се прахосват за малко полезни резултати.

Така че може би има смисъл да замените неефективни, трудни за интегриране устройства с модерни, рентабилни, лесни за интегриране принтери и скенери, които дават на потребителите всички функции, от които се нуждаят.

От данни към стратегия

Това означава, че можете да предприемете по-стратегически подход към управлението на разходите и ефективността, независимо дали това е преместване на устройства, за да се осигури по-ефективното им използване, автоматизиране на поръчката на консумативи или подчертаване на разточителни дейности, като прекомерна употреба на цветни мастила или висококачествен печат.

В идеалния случай ще можете да наблюдавате състоянието на вашето оборудване, така че работата по коригирането или оптимизирането да може да бъде предвидена и планирана. Така ще се предотвратят по-сериозни проблеми в бъдеще и ще си гарантирате, че вашите печатащи устройства винаги работят оптимално.

Всъщност е напълно възможно да се възползвате от наемането на печатно оборудване, вместо то да бъде ваша собственост. От Brother подчертават, че един специализиран партньор ще може да направи оценка на текущото ви оборудване и да предложи подобрения, както и да ви консултира по отношение на най-подходящия комплект. Освен това ще ви напътства как да подобрите работните процеси за управление на документи във вашата организация.

Още едно преимущество е, че специализираните партньори имат опит в извършването на надстройки, оптимизации и ремонти, така че вашият екип да може да се съсредоточи върху по-важни дейности. В допълнение разполагат с по-задълбочени познания по специфични въпроси като сигурност или автоматизация на бизнес процеси и как вашите печатни операции могат да се впишат в по-широка дигитална трансформация и мерки за продуктивност.

В крайна сметка наемането на оборудване отваря възможността вашите разходи за печат и сканиране да се превърнат в предвидим оперативен, а не капиталов разход. Което ще бъде по-прозрачно и по-добре за вашите финансови партньори.

Повечето фирми ще се сблъскат с икономически препятствия през следващите месеци. Но ако действате в съответствие със стратегията си за печат сега, това може да даде повече сигурност поне в един аспект от вашия бизнес.

Източници:

1. https://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=prEUR149553222

https://blogs.idc.com/2022/09/02/macroeconomic-challenges-for-smbs-and-how-they-are-responding/