Съвременната бизнес среда е изключително гъвкава и познава практики, които бяха не само неразпространени, но дори и немислими до неотдавна. Една от тях е работата от разстояние – вместо всеки ден да изминавате досадния път до офиса и обратно, където принудително да съжителствате с десетки колеги, защо просто да не работите от уюта на дома, черпейки вдъхновение от спокойствието и творческата атмосфера? Подобна практика има широко приложение и може да бъде част от деловото ежедневие на широк кръг професии.
„Един от ключовите моменти в тази политика е гъвкавостта. Тъй като няма как всички служители да попаднат под общ знаменател, както би било, когато работят в офиса, фирмата и нейната политика трябва да са пригодени за различни случаи, на различно място и в различно време“, съветва Майкъл Д. Хаберман, старши вицепрезидент на Omega HR Solutions.
Въпреки това в работата от разстояние също има определени правила и те важат както за служителите, така и за работодателите. „Стратегията за управление на работата от разстояние трябва да се фокусира върху резултатите и свършената работа. Ако се съсредоточите върху микромениджмънта и дребните подробности, ще се обречете на провал“, продължава Хаберман. Кои са най-важните принципи, които фирмата трябва да спазва, когато провежда подобна политика?
1. Нова политика – нови правила
Преди всичко възможността за работа от разстояние трябва да бъде ясно изразена и закрепена в договора на всеки служител заедно и наравно с неговите стандартни задължения. Поради самата природа на отдалечената работа е възможно да възникнат обстоятелства, които да се разминават и дори да противоречат на условията, които са поставени в нормалния договор. Какво би станало например, ако по договор фирмата дава на служителя служебен автомобил за срок от една година, а на третия месец той започва да работи от вкъщи? Подобни проблеми и условности трябва да бъдат предвидени и описани в цялостния текст на трудовия договор, който всеки подписва.
Освен това задължително трябва да идентифицирате части от оригиналния договор, които остават в сила, дори когато настъпи промяна в политиката на заетост на служителя. Деликатни и разтегливи области като работно време, поверителност, поведение и др. трябва да бъдат отбелязани кристално ясно, за да се знаят правата и задълженията на всички страни.
Накрая се постарайте служителя да бъде наистина удовлетворен от условията за отдалечената работа. Има ли в дома отделна телефонна линия, която да бъде на разположение за служебни разговори? Приема ли служителя деловата му кореспонденция да пристига по пощата вкъщи? Това са дребни подробности, но всяка от тях има значение за успеха на начинанието.
2. Оборудване и застраховка
За служителите, които са базирани в офиса това не е проблем – всеки работи с апаратурата, която е налична за служебно ползване. Но когато един или повече служители пренесат работата си у дома възникват важни въпроси. Каква част от оборудването, нужно за извършване на служебните задължения ще поеме и осигури работодателя? Дали ще се ограничи единствено до най-важните технически аксесоари като мобилен телефон, лаптоп и т.н., или ще може да покрие разходите по оборудването на работен кабинет, мебелировката и т.н.? Как точно се изготвя искането за допълнително оборудване? Кой носи отговорност, ако нещо се развали? Нуждае ли се служителя от отделна застраховка на служебните вещи, намиращи се у дома му?
На всички тези въпроси трябва да бъде даден ясен отговор, за да се погрижите за безопасността и сигурността на служебното оборудване, както и ясно да определите правата и задълженията за неговата употреба.
3. Разходите – не може без тях
Друг важен въпрос, свързан с работата от дома се отнася до разходите, които служителите инкасират в работното си време. Въпреки че наглед отдалечената работа е по-икономична, понякога тези разходи могат да нараснат значително. Важно е да се знае дали компанията отпуска допълнителни средства за покриването им, като например пари за част от сметката за ток и телефон. Понякога е възможно сред служебните разходи да бъдат записани дори такива като отопление, транспорт до трети места и т.н.
Необходимо е ясно да се отбележи кой за какво е отговорен, както и каква е процедурата, по която компанията ще одобрява разходи, направени от служителите извън офиса. Ако вашият служител пътува често по служебни задачи, осребряването на пътните разходи също е важен момент. Трябва да се определи начин на придвижване, да се води регистър на пътуванията, както и да се събират и отчитат всички бележки и фактури за използвани транспортни услуги.
4. Поверителност на информацията
За разлика от офиса, където е възможно да се осигури постоянно наблюдение, контрол на достъпа и управление на информацията, за отдалечената работа се изисква различно ниво на сигурност. То зависи най-вече от вида на дейността и наличието на съответната инфраструктура. Настоявате ли служителя да държи всички служебни документи под ключ? Изисквате ли кореспонденцията между дома и офиса да става с една-единствена куриерска служба? Кой ще плаща разходите за нея? Ще помогнете ли на служителя с разходите по обезпечаване на сигурността у дома му? Ще инспектирате ли лично обекта? Какво ще се случи, ако поверителността на информацията бъде нарушена? Наясно ли е служителя към кого да се обърне във всеки един момент?
Никой не обича за лоши сценарии, но те са част от ежедневието и подготовката за тях е неизбежна, ако искате да се погрижите както за успеха на компанията, така и за удовлетвореността на служителите. Като следвате тези няколко прости правила си гарантирате, че в случай, че нещо се обърка, вие и подчинените ви ще бъдете подготвени.
Прочетете още:
5 съвета за малкия бизнес във време на криза
5 технологии, които изпревариха времето си
Dell вече се цели в златната среда
Как да запазим личното си пространство в мрежата
Startup компания: лесно ли е да започнеш?
Ultrabook: 300-милионният отговор на Intel
Колко ток харчи Google
BlackBerry: крачка напред, две назад
Триизмерни неволи: има ли бъдеще за 3D TV?
